??????????????

Urgentie + dagstart = goed op weg naar succes!

Dagstarts nemen een belangrijk rol in binnen een organisatie; ze dragen in hoge mate bij aan de dagelijkse sturing van de organisatie en het gewenste succes. Mits ze voldoen aan een aantal randvoorwaarden. Dagstarts zijn echter géén doel op zich en dat is de eerste randvoorwaarde waar organisaties veelal geen aandacht aan schenken. Dagstarts worden in sommige organisaties zelfs top-down uitgerold, een verplichting voor alle afdelingen. Hierdoor wordt een groot deel van het dagstart potentieel helaas onbenut gelaten. De vraag die overigens gesteld zou kunnen worden is: hoe succesvol is het top-down uitrollen van Lean op de lange termijn…?

Wie is de zwakste schakel?

Niet alle afdelingen hebben een dagstart nodig! Zo het is gezegd. Alleen indien er enige urgentie is bij een afdeling heeft de invoering van dergelijke sessies zin. Zonder urgentiebesef en draagvlak groeit de tegenstand en levert het alleen maar tijdverlies en gedemotiveerde medewerkers op. Wanneer dan wel invoeren? Is de afdeling bijvoorbeeld het ‘zwarte schaap’ van de organisatie, lopen ze achter, hoge werkdruk, gaat er veel fout, heerst er chaos of ziet men door de bomen het bos niet meer? Invoeren dat bord, gewoon eens een tijdlang kijken wat er op een afdeling gebeurt en van daaruit verbeteringen met elkaar doorvoeren.

Het zwarte schaap

Houd hierbij wel rekening met de inhoud van het bord, de verschillende onderwerpen zoals KPI’s en operationele planning dienen goed in balans te zijn én gericht op de problematiek van die betreffende afdeling. De inhoudelijke balans dient goed met het team of afdeling zelf te worden afgestemd en periodiek te worden geëvalueerd en aangepast. De dagstart groeit met de gewenning van het team. Na verloop van tijd kunnen de onderwerpen uitgebreid worden met bijvoorbeeld knelpunten analyses en verbeteractiviteiten. Je zult merken dat het team steeds minder begeleiding nodig heeft omdat men zelf reeds verbetering ervaart.

De borging van verbeterprojecten en resultaten

Elke wijziging of verbetering die je aanbrengt in een proces, of deze nu alleen of met een heel team is bedacht, elke wijziging dient geborgd te worden. Immers, we willen niet dat de, soms zwaarbevochten, verbeteringen langzaamaan vergeten worden. In feite heb je hier de benodigde urgentie voor de invoering van dagstarts. Namelijk aan het einde van een verbeterproject als borgingsmethodiek.

Er zijn verschillende methoden om de gekozen oplossingen te borgen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het herschrijven en communiceren van werkinstructies, het visueel maken van de nieuwe situatie of invoering van Standard Operating Procedures. Maar hoe zorgen we er nu werkelijk voor dat bijvoorbeeld informatie, orders of werkbonnen blijvend op tijd worden doorgegeven aan de volgende schakel?

Methodieken van borging
Verschillende borgingsmethodieken afgezet tegen de mate van procesbeheersing door die methodiek en de effort die het invoeren ervan met zich meebrengt.

 

Een dagstart combineert een aantal borgingselementen en neemt daarmee toe in kracht. Het geeft bijvoorbeeld de status weer van een proces op de betreffende werkplek (visueel management) en wordt zelfs op relatief korte termijn een normale dagdagelijkse procedure (SOP) met de daarbij behorende sociale controle. Het belangrijkste echter is dat er dagelijks aandacht besteed kan worden aan de betreffende verbeteringen en het resultaat ervan (KPI’s). Elke dag focus op en monitoren van het verbeterde proces en bij een afwijking, direct bijsturen. Dat is borging van verbeteringen.

Er is reeds draagvlak en urgentie ontstaan voor een goede borging van de gekozen oplossingen. Verbeteren van een proces doe je immers met medewerkers en medewerking van de afdeling. De dagdagelijkse monitoring van de resultaten is daarmee een logische stap die zonder moeite uitgerold kan worden binnen de afdeling. De invoering van dagstarts vindt dan ook plaats aan het einde van bijvoorbeeld een DMAIC project.

Urgentie + dagstart = goed op weg naar succes !!!

Een dagstart is een middel, een methodiek voor een organisatie om snel en eenvoudig te kunnen sturen, knelpunten te herkennen, oplossingen door te voeren en in te grijpen indien nodig. Pas als een groot deel van de medewerkers een besef van urgentie ervaart is het echter voordelig om een dagstart in te voeren. Het geeft dan direct resultaat op de betreffende afdeling, maar leidt nog niet tot onvoorstelbaar organisatiesucces en beloofde gouden bergen… Leiderschap en begeleiding zijn hierbij de sleutel die het plaatje voor de gehele organisatie compleet maken. Onderwerpen voor een volgende blog!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *